Nên dùng khoá thẻ từ hay khoá mã số cho phòng trọ?

Câu hỏi nên dùng khoá thẻ từ hay khoá mã số cho phòng trọ là thứ tụi em nghe gần như mỗi tuần, nhất là vào mùa chủ trọ sửa phòng đón khách. Nói thẳng cho anh chị khỏi mất thời gian suy nghĩ: dãy trọ đông khách, khách đổi liên tục thì khoá thẻ từ ăn đứt ở khâu vận hành. Còn vài phòng, khách ở dài hạn, khoá mã số lại rẻ hơn lúc đầu và không lo khách ôm thẻ đi mất.

Tụi em là đội kỹ thuật lắp khoá của Demax. Mỗi tháng bên em vẫn nhận vài chục cuộc gọi nhờ khảo sát dãy trọ, từ 4 phòng tới 30 phòng. Những con số trong bài này là mức giá và tình huống tụi em gặp thật khi lắp cho các dãy trọ ở TP.HCM và một số tỉnh lân cận.

Chủ trọ lo gì trước khi chốt khoá cho dãy phòng

Anh chị cứ hình dung một dãy trọ 12 phòng. Khách thuê theo tháng, mỗi tháng có vài lượt trả phòng và nhận phòng mới. Mỗi lượt như vậy, chủ trọ phải xử lý một việc tưởng nhỏ mà rất mệt: làm sao cho khách cũ không còn vào được phòng nữa.

Câu hỏi tụi em nhận nhiều nhất không phải loại nào xịn hơn. Mà là loại nào tiện và đỡ tốn công hơn cho mô hình cho thuê ngắn hạn. Tiện ở đây gồm ba việc. Cấp quyền cho khách mới nhanh. Thu hồi quyền của khách cũ dứt khoát. Và không mất cả buổi cho mỗi lần đổi khách.

Khoá mã số kiểu cơ bản có một điểm yếu mà nhiều người lắp rồi mới thấy. Loại dùng mã cố định thì mỗi lần đổi khách phải vào tận khoá để đổi mã. Có dòng còn không cho đổi, muốn đổi phải thay cả bộ. Loại mã đổi được, có mã quản trị, làm được việc đó nhưng vẫn tốn vài phút cho mỗi phòng.

Khoá thẻ từ xử lý chuyện này theo cách khác hẳn. Khách cũ trả thẻ, chủ trọ cấp thẻ mới hoặc xoá quyền thẻ cũ trên phần mềm quản lý. Vậy là xong. Không phải đứng trước cửa bấm mã, không phải nhớ mã nào của phòng nào.

Một chủ trọ ở quận 7 từng gọi bên em sau khi tự mua 10 bộ khoá mã cố định giá rẻ. Anh kể mỗi lần khách trả phòng là mỗi lần anh phải leo lên tận phòng, tháo khoá, chỉnh lại mã rồi gắn lại. Có tháng anh đổi khách bốn lượt. Cuối cùng anh thay sạch sang khoá thẻ từ chỉ sau nửa năm, tiền thay khoá tính ra đã gần đủ mua cả dãy loại tử tế.

So sánh nhanh hai loại khoá dưới góc nhìn chủ trọ

Bảng dưới đây tụi em ghi theo thực tế lắp đặt, không theo catalogue quảng cáo. Anh chị đọc lướt để nắm mặt bằng chung, rồi tụi em mổ sâu từng phần sau.

• Tiền mua ban đầu: khoá mã số rẻ hơn rõ rệt, khoá thẻ từ thường đắt gấp rưỡi tới gấp đôi cùng phân khúc. Đây là lý do nhiều chủ trọ nghiêng về mã số ngay từ đầu, dù chưa tính hết hệ quả về sau.
• Công đổi khách: thẻ từ thắng, chỉ mất một hai phút nếu có phần mềm quản lý. Mã số tốn công hơn, phải thao tác trực tiếp trên từng khoá mỗi phòng.
• Độ bền: đầu đọc thẻ ít tiếp xúc vật lý nên bền hơn. Bàn phím mã số là bộ phận mòn nhanh nhất, nhất là khi tay ướt hoặc bụi bám lâu ngày.
• Rủi ro: mã số dễ bị nhìn trộm rồi lan ra ngoài, khó truy vết khi có sự cố. Thẻ từ có rủi ro mất thẻ và sao chép thẻ, nhưng bù lại có log mở cửa để tra cứu.

Một ghi chú tụi em hay nhắc khách: khoá mã số có hai loại, mã cố định và mã đổi được có mã quản trị. Chọn sai loại là điểm chết khi cho thuê ngắn hạn. Tụi em đã gặp không ít chủ trọ mua khoá mã cố định vì rẻ, tới lúc đổi khách phải tháo khoá ra thay, tốn hơn cả mua loại tử tế từ đầu.

Chi phí thật khi lắp khoá thẻ từ cho dãy trọ

Nói tới tiền thì phải bóc từng khoản, chứ nhìn giá bán một bộ khoá rồi so là dễ sai. Một bộ khoá thẻ từ cửa phòng trọ gồm mấy phần: thân khoá, đầu đọc thẻ, bộ cấp thẻ cho khách, công lắp, và tiền pin thay định kỳ.

Mức giá tham khảo trên thị trường hiện nay, một bộ khoá thẻ từ cho cửa phòng trọ rơi vào khoảng 1,5 đến 3 triệu đồng, tuỳ thương hiệu và tính năng. Thẻ trắng thì rẻ, vài chục nghìn một thẻ nếu mua số lượng. Bộ cấp thẻ để chủ trọ tự ghi thẻ cho khách có giá riêng, khoảng vài trăm nghìn tới hơn một triệu. Anh chị có thể xem thêm bảng giá khoá cửa vân tay và khoá thẻ hiện tại để so cho dễ.

Khoản làm chủ trọ giật mình lại là chi phí ẩn. Khách giữ thẻ khi trả phòng là chuyện rất hay gặp, nhất là khách thuê theo tuần. Mỗi thẻ mất, chủ trọ phải cấp thẻ mới. Nếu không xoá quyền thẻ cũ trên phần mềm thì thẻ đó vẫn mở được cửa, và đó mới là chỗ nguy hiểm.

Cách tính nhanh chi phí mỗi phòng mỗi tháng: lấy tổng tiền đầu tư chia cho số tháng khấu hao, cộng tiền thẻ cấp mới và tiền pin. Ví dụ một bộ khoá thẻ từ 2 triệu, dùng 5 năm là 60 tháng, vậy mỗi tháng khoảng 33 nghìn đồng. Cộng thẻ và pin, thường không quá 50 nghìn mỗi phòng mỗi tháng. So với tiền thuê 2-3 triệu một phòng, con số này khá nhỏ.

Chi phí thật khi lắp khoá mã số cho dãy trọ

Khoá mã số rẻ hơn ở khâu mua, đó là lý do nhiều người chọn. Một bộ khoá mã số cho cửa phòng trọ có giá tham khảo khoảng 800 nghìn đến 1,8 triệu đồng. Nhưng cái rẻ đó chỉ rẻ lúc đầu, về sau mới thấy vấn đề.

Loại mã cố định thì mỗi lần đổi khách, chủ trọ phải đổi mã hoặc thay khoá. Loại mã đổi được nhiều mã, có mã quản trị, cho phép cấp mã riêng cho từng phòng và xoá mã cũ khi khách trả phòng. Anh chị nên nắm rõ cấu tạo trước khi hướng dẫn khách thuê dùng, có thể đọc thêm bài khoá cửa mật mã là gì và cách dùng an toàn để hiểu rõ nguyên lý.

Về pin, khoá mã số tốn hơn vì bàn phím phải sáng đèn và xử lý liên tục. Tuổi thọ pin trung bình khoảng 8 đến 12 tháng với tần suất dùng của phòng trọ. Khoá thẻ từ tiết kiệm pin hơn, thường 12 đến 18 tháng mới phải thay, vì đầu đọc chỉ hoạt động khi có thẻ áp vào.

Có một tình huống tụi em gặp hoài: khách trả phòng đêm muộn, bấm mã sai vài lần liên tục vì không nhớ mã cũ, khoá tự tạm khoá. Khi đó chủ trọ phải có mã quản trị để mở lại, hoặc phải tới tận nơi xử lý. Ban đêm mà gặp cảnh này thì rất mệt. Vì vậy nếu chọn khoá mã số, anh chị phải chắc là khoá có mã quản trị rõ ràng và mình biết cách dùng.

Trường hợp khách quên mã hoặc khoá trục trặc, anh chị có thể xem cách xử lý khi vân tay mờ không mở được khoá điện tử để biết thêm vài mẹo mở dự phòng. Kiến thức này áp dụng được cho cả khoá mã lẫn khoá thẻ khi gặp sự cố ngoài giờ.

Độ bền và tuổi thọ trong điều kiện phòng trọ

Phòng trọ là môi trường khắc nghiệt hơn nhà ở nhiều. Ẩm, bụi, khách đóng cửa mạnh, tay ướt khi đi mưa về. Những thứ đó ăn mòn khoá nhanh hơn anh chị tưởng.

Ở khoá mã số, bàn phím là bộ phận dễ mòn nhất. Phím cao su bấm nhiều sẽ chai, mất đàn hồi, có khi kẹt. Dấu vân tay và vết bẩn bám trên phím cũng khiến số bị mờ, khách bấm nhầm. Đó là lý do khoá mã số ở phòng trọ thường xuống cấp sớm hơn khoá thẻ từ cùng tầm giá.

Ở khoá thẻ từ, đầu đọc ít tiếp xúc vật lý hơn. Khách chỉ áp thẻ, không bấm, nên hao mòn chậm. Bù lại, đầu đọc có thể bị ẩm hoặc bụi bám lâu ngày làm giảm độ nhạy. Vệ sinh đầu đọc bằng khăn khô định kỳ là cách kéo dài tuổi thọ đơn giản mà hiệu quả.

Pin là phần dễ quên nhất. Khi pin yếu, khoá thường báo bằng tiếng bíp dài hơn bình thường hoặc đèn nháy đỏ. Nhiều dòng khoá có cổng sạc dự phòng ngoài để mở cửa khi pin kiệt. Anh chị nên dặn khách để ý tiếng bíp, thay pin sớm trước khi khoá chết hẳn giữa đêm. Kinh nghiệm bên em sau hơn 2.000 ca lắp là pin yếu chiếm phần lớn các cuộc gọi cứu hộ ban đêm.

Với khoá mã số, sau khoảng 3 đến 5 năm bàn phím thường bắt đầu xuống cấp, một số phím khó bấm. Với khoá thẻ từ, đầu đọc bền hơn nhưng cơ cấu chốt bên trong vẫn cần tra dầu và kiểm tra sau 4 đến 6 năm. Nếu thấy khoá mở nặng tay hoặc kêu cạch cạch, đó là dấu hiệu cần gọi thợ.

Cửa phòng trọ phần lớn là cửa gỗ hoặc cửa nhôm. Với cửa nhôm, anh chị nên tham khảo thêm kinh nghiệm lắp khoá vân tay cho cửa nhôm Xingfa để tránh lỗi vặt về sau. Cửa nhôm mỏng và khung rỗng nên khoan sai một lỗ là mất thẩm mỹ cả cánh cửa.

Kiểm soát quyền vào phòng: mã số hay thẻ từ an toàn hơn

Đây là phần tụi em muốn nói kỹ nhất, vì nó ảnh hưởng tới tài sản của khách và uy tín của chủ trọ.

Với khoá mã số, rủi ro lớn nhất là lộ mã. Khách bấm mã trước mặt người khác, hoặc đọc mã cho bạn bè, người yêu. Mã lan ra ngoài lúc nào không biết. Khi có chuyện mất đồ, chủ trọ gần như không có cách nào truy ra ai đã vào phòng.

Với khoá thẻ từ, rủi ro là mất thẻ, cho mượn thẻ, hoặc sao chép thẻ. Nếu dùng loại thẻ sao chép được, người khác có thể copy thẻ và vào phòng mà chủ trọ không hay. Đổi lại, khoá thẻ từ có ưu điểm lớn là ghi log mở cửa. Hệ thống lưu lại thẻ nào đã quẹt, vào lúc nào. Có sự cố thì tra được.

Vài việc đơn giản mà hiệu quả để giảm rủi ro cho cả hai loại:

• Cấp mã riêng hoặc thẻ riêng cho từng phòng, tuyệt đối không dùng một mã chung cho cả dãy. Đây là lỗi tụi em thấy nhiều nhất và cũng nguy hiểm nhất.
• Đổi mã hoặc xoá quyền thẻ ngay khi khách trả phòng, đừng chờ tới lúc có khách mới.
• Ghi số thẻ vào biên bản bàn giao lúc nhận và thu hồi lúc trả phòng.

Với phòng trọ cho thuê ngắn hạn, tụi em nói thẳng: kiểm soát quyền vào phòng quan trọng hơn tiết kiệm vài trăm nghìn tiền khoá. Một vụ mất đồ nhỏ cũng đủ làm khách mất niềm tin, và trên các nhóm thuê trọ, tai tiếng lan nhanh lắm.

Chọn loại nào cho từng mô hình trọ

Tụi em chốt theo từng tình huống cho anh chị dễ quyết.

Chọn khoá thẻ từ khi dãy trọ từ 5 phòng trở lên, khách đổi thường xuyên, muốn cấp và thu hồi quyền nhanh, có người quản lý tại chỗ. Với mô hình này, khoá thẻ từ giúp chủ trọ tiết kiệm thời gian đáng kể. Mỗi lần đổi khách chỉ mất một hai phút.

Chọn khoá mã số khi ít phòng, khách thuê dài hạn, ngân sách hạn chế, không muốn quản lý thẻ. Nếu khách ở cả năm, ít đổi, khoá mã số với mã đổi được vẫn ổn. Chỉ cần chọn loại có mã quản trị, đừng mua loại mã cố định.

Có một mô hình kết hợp tụi em thấy nhiều chủ trọ dùng hiệu quả. Cửa cổng dùng khoá mã số, vì khách ra vào cổng đông và mã cổng có thể chia sẻ chung. Cửa phòng dùng khoá thẻ từ, để kiểm soát quyền vào từng phòng. Cách này cân bằng giữa chi phí và an toàn.

Chủ trọ mới bắt đầu thì tụi em khuyên chọn khoá thẻ từ loại có phần mềm quản lý, dù đầu tư ban đầu cao hơn một chút. Sau này muốn nâng cấp lên khoá vân tay hoặc khoá WiFi, hệ thống thẻ vẫn dùng được. Còn nếu đã mua khoá mã cố định rồi, nâng cấp nghĩa là thay sạch, tốn hơn nhiều. Anh chị có thể tham khảo thêm góc nhìn sau 2.000 ca lắp khoá cửa điện tử để thấy bức tranh chi phí dài hạn.

Vài sai lầm tụi em gặp khi đi lắp dãy trọ

Anh chị đọc để tránh, vì sửa mấy lỗi này tốn kém hơn nhiều so với làm đúng từ đầu.

Đầu tiên là mua khoá mã số cố định, rồi mỗi lần đổi khách lại phải thay khoá. Nhiều chủ trọ tính không tới, tưởng rẻ mà thực ra đắt hơn theo thời gian. Có dãy trọ 8 phòng ở Bình Thạnh, chủ trọ thay khoá ba lần trong một năm vì chọn sai loại mã cố định. Tính ra số tiền thay khoá đã đủ mua bộ thẻ từ tử tế cho cả dãy.

Thứ hai là dùng một mã chung cho cả dãy để tiện. Nghe thì tiện thật, nhưng khách cũ vẫn vào được. Đến lúc có sự cố mất đồ, chủ trọ không biết ai đã vào.

Thứ ba là lắp khoá không phù hợp độ dày cửa. Cửa gỗ 40mm và cửa gỗ 50mm cần loại khoá khác nhau. Cửa nhôm thì cần khoá thiết kế riêng. Lắp sai phải đục lại cửa, vừa mất thẩm mỹ vừa tốn công.

Thứ tư là không đọc hướng dẫn mã quản trị, tới lúc cần đổi quyền không biết làm sao. Anh chị nhớ để riêng một tờ giấy ghi mã quản trị và cất ở chỗ người khác không thấy.

Vận hành sao cho khoá không thành gánh nặng

Chọn đúng khoá mới là một nửa việc. Nửa còn lại là vận hành sao cho khoá bền và ít lỗi.

Quy trình bàn giao nên làm thành thói quen. Khi nhận phòng, cấp thẻ hoặc mã, ghi rõ số thẻ vào biên bản. Khi trả phòng, thu hồi thẻ, ký xác nhận. Có biên bản thì sau này không cãi nhau chuyện mất thẻ.

Cách dùng khoá thẻ từ đúng chuẩn cũng quan trọng. Khách hay áp thẻ quá mạnh hoặc cà thẻ vào đầu đọc, lâu ngày làm hỏng đầu đọc. Anh chị nên hướng dẫn khách áp thẻ nhẹ nhàng, giữ khoảng nửa giây. Với khoá mã, dặn khách che tay khi bấm mã để tránh bị nhìn trộm.

Một điều nữa là đừng tự lắp nếu chưa từng làm. Lắp sai độ dày cửa, canh lỗ không chuẩn, hoặc dùng khoá không phù hợp vật liệu cửa đều dẫn tới lỗi vặt sau lắp. Nếu anh chị muốn tự làm, hãy đọc trước hướng dẫn sử dụng khoá điện tử an toàn ngay từ lần đầu để nắm các bước cơ bản, rồi hãy quyết định gọi thợ hay tự lắp.

Câu hỏi thường gặp

Loại nào rẻ hơn lúc đầu?

Khoá mã số rẻ hơn lúc đầu. Giá tham khảo khoảng 800 nghìn đến 1,8 triệu một bộ. Khoá thẻ từ thường 1,5 đến 3 triệu một bộ, chưa kể bộ cấp thẻ. Nhưng đừng chỉ nhìn giá mua ban đầu, hãy tính cả chi phí vận hành vài năm.

Cho thuê ngắn hạn nhiều khách ra vào thì nên dùng loại nào?

Nên dùng khoá thẻ từ. Cấp và thu hồi quyền nhanh, không phải đổi mã mỗi lần đổi khách, và có log để truy vết. Khoá mã số chỉ ổn khi khách ở dài hạn, ít biến động.

Khách làm mất thẻ từ thì có phải thay cả khoá không?

Không cần thay khoá. Anh chị chỉ cần vào phần mềm quản lý, xoá quyền của thẻ bị mất, rồi cấp thẻ mới cho khách. Thẻ mất khi đó trở thành vô hiệu, không mở được cửa nữa.

Pin hai loại dùng được bao lâu?

Khoá thẻ từ thường 12 đến 18 tháng mới thay pin. Khoá mã số tốn pin hơn, khoảng 8 đến 12 tháng. Thay pin thì đơn giản, chỉ cần tháo nắp pin ở mặt trong cửa và thay pin cùng loại.

Mã số bấm sai nhiều lần có bị khoá không?

Có. Hầu hết khoá mã số tự tạm khoá sau 3-5 lần bấm sai liên tiếp, thường khoá vài phút. Muốn mở lại ngay thì dùng mã quản trị hoặc chìa cơ dự phòng. Vì vậy khi chọn khoá mã số, nhất định chọn loại có mã quản trị.

Nếu anh chị đang làm dãy trọ mới, tụi em khuyên chốt sớm chuyện này trước khi đóng thùng cửa. Chọn khoá thẻ từ cho dãy từ 5 phòng trở lên, chọn mã số có mã quản trị cho vài phòng khách ở lâu. Đừng để tới lúc khách trả phòng rồi mới cuống đi tìm cách đổi mã, lúc đó dễ mua nhầm và lắp vội. Còn nếu muốn chắc ăn, cứ gọi đội kỹ thuật xuống khảo sát cửa và tư vấn theo số phòng thực tế, tính một lần cho đúng.

Một gợi ý cuối cho anh chị đang cân nhắc đầu tư nghiêm túc: ngoài chuyện thẻ từ hay mã số, hãy xem qua khoá cửa điện tử loại nào tốt cho từng kiểu cửa. Biết rõ loại nào hợp cửa gỗ, cửa nhôm, cửa sắt sẽ giúp anh chị chọn đúng ngay từ đầu, khỏi phải thay khoá giữa đường.