Bảo Vệ Đại Sảnh Và Cách Chọn Xưởng May Đồng Phục Bảo Vệ

Xưởng may đồng phục bảo vệ không phải chủ đề mình hay nói tới, vì bên mình làm khoá. Nhưng đi lắp khoá thẻ từ cho khách sạn, tòa văn phòng nhiều năm, mình nhận ra một điều. Khoá tốt tới đâu cũng không thay được một người gác đứng đúng chỗ.

Nhiều chủ tòa nhà gọi mình sau khi đã lắp hệ thống thẻ từ đắt tiền. Họ hỏi vì sao người lạ vẫn lên được tầng. Bài này mình kể lại cách thiết bị và đội bảo vệ nên phối hợp với nhau ở đại sảnh.

Tòa nhà đã lắp khóa thẻ từ, sao người lạ vẫn lên được tầng

Câu trả lời phổ biến nhất có tên tiếng Anh là tailgating. Nói dễ hiểu, người lạ đi sát sau một cư dân có thẻ, lọt qua cửa trước khi cửa đóng lại.

Cư dân thường lịch sự giữ cửa cho người phía sau. Họ không muốn tỏ ra nghi ngờ hàng xóm. Kẻ gian biết điều đó và tận dụng rất khéo, nhất là giờ cao điểm sáng và chiều.

Một tòa văn phòng mình từng lắp khoá ở quận Cầu Giấy mất liên tiếp ba laptop trong tháng. Camera cho thấy cả ba lần kẻ gian đều đi theo nhân viên qua cửa từ. Thiết bị hoạt động hoàn hảo, chỉ thiếu người giám sát.

Chia vai: thiết bị làm gì, bảo vệ làm gì

Khoá thẻ từ, khoá vân tay hay camera đều giỏi ở việc ghi nhận và hạn chế. Chúng biết thẻ nào mở cửa lúc mấy giờ. Nhưng chúng không biết người cầm thẻ có đúng chủ hay không.

Bảo vệ thì làm được những việc máy không làm được. Họ xác minh khách lạ, hướng dẫn người giao hàng, xử lý khi có cãi vã hay sự cố. Họ cũng là người để ý thấy một gương mặt lạ cứ lảng vảng ở sảnh.

Cách phân vai mình hay khuyên là thế này. Thiết bị lo phần lặp lại hằng ngày, con người lo phần cần phán đoán. Hai bên bù cho nhau, không bên nào gánh hết.

Thiết kế luồng ra vào đại sảnh

Luồng ra vào là đường đi của từng nhóm người từ cửa chính tới thang máy. Thiết kế đúng thì bảo vệ nhìn là thấy ai đi sai lối.

• Lối cư dân: đi thẳng qua cửa từ, quẹt thẻ là vào.
• Lối khách: đi qua quầy bảo vệ để đăng ký và nhận thẻ tạm.
• Lối giao hàng: tách riêng, nhận hàng tại quầy hoặc khu để đồ, không lên tầng.

Quầy bảo vệ nên đặt ở vị trí nhìn được cả cửa chính lẫn cửa từ. Mình từng thấy quầy đặt khuất sau cột, bảo vệ phải đứng dậy mới thấy cửa. Vị trí như vậy gần như vô dụng vào giờ đông người.

Cửa từ nên có độ trễ đóng vừa phải, khoảng vài giây. Để mở quá lâu thì người đi sau dễ lọt vào. Để quá ngắn thì cư dân xách đồ nặng bị kẹp, sinh bực bội.

Ánh sáng ở sảnh cũng quan trọng. Khu cửa từ nên sáng đều để camera ghi rõ mặt người ra vào.

Quản lý thẻ từ: cấp, khóa, thu hồi

Hệ thống thẻ từ chỉ an toàn khi thẻ được quản lý chặt. Thẻ mất mà không khoá thì chẳng khác gì đánh rơi chìa khoá nhà.

Khi cư dân báo mất thẻ, ban quản lý phải khoá thẻ đó trên phần mềm ngay trong ngày. Sau đó mới cấp thẻ mới. Với khách lưu trú ngắn ngày ở khách sạn, thẻ nên được cài giờ hết hạn tự động.

Nhật ký ra vào của hệ thống nên được đối chiếu với camera khi có sự cố. Việc đối chiếu cho biết thẻ nào mở cửa và người cầm thẻ là ai. Để thẻ bền và ít lỗi, bạn có thể xem thêm cách sử dụng khóa thẻ từ đúng chuẩn mà bên mình từng hướng dẫn.

Quy trình tiếp khách của bảo vệ đại sảnh

Quy trình tiếp khách giúp bảo vệ lịch sự mà vẫn chặt chẽ. Không có quy trình, mỗi người làm một kiểu, dễ bị khách phàn nàn hoặc bị lừa.

Mình thấy các tòa nhà làm tốt thường theo ba bước. Hỏi khách muốn gặp ai, ở tầng nào. Gọi điện xác nhận với người được gặp. Ghi thông tin khách và cấp thẻ tạm, thu lại khi khách ra về.

Với shipper, tòa nhà nên có kệ hoặc tủ nhận hàng ngay tại sảnh. Người giao để hàng ở đó, cư dân xuống lấy. Như vậy không ai phải lên tầng chỉ để đưa một gói đồ.

Thái độ là phần khó nhất. Bảo vệ cần mỉm cười, xưng hô lịch sự, nhưng không mở cửa chỉ vì khách nói “tôi quen anh A”. Khi khách thấy quy trình rõ ràng, họ thường hợp tác chứ không khó chịu.

Hình ảnh bảo vệ tạo cảm giác an toàn

Người lạ có ý đồ xấu thường đánh giá tòa nhà trước khi ra tay. Một đội bảo vệ chỉnh tề, đứng đúng vị trí làm họ chùn bước hơn nhiều so với một người ngồi bấm điện thoại.

Đồng phục là phần dễ thấy nhất của hình ảnh đó. Khách lưu trú nhìn thấy cũng yên tâm hơn khi để hành lý ở sảnh. Áo đứng form, màu sắc thống nhất, bảng tên rõ ràng khiến người đối diện hiểu đây là lực lượng có tổ chức.

Khi chọn xưởng may đồng phục bảo vệ, bạn nên xem họ có mẫu riêng cho khách sạn, tòa văn phòng hay không. Vải nên đứng form, không nhăn sau một ca ngồi quầy dài. Đội kỹ thuật bảo trì của tòa nhà lại cần loại đồ bền hơn, chịu mài. Dòng đồ bảo hộ cho nhóm này bạn có thể xem chi tiết tại đây. Các mẫu đồng phục khác có ở trang chủ.

Ca trực và bàn giao ca

Lỗ hổng an ninh hay xuất hiện vào lúc đổi ca. Người ca trước vội về, người ca sau chưa nắm tình hình.

Mình từng gặp một khách sạn đổi ca lúc 6 giờ sáng. Người ca đêm để chìa khoá tủ thẻ trên quầy rồi về, người ca sáng tới trễ mười phút. Trong mười phút đó, quầy không có ai.

Sổ bàn giao nên ghi ba mục: danh sách thẻ tạm chưa thu hồi, sự cố trong ca và việc cần theo dõi tiếp. Hai người ký xác nhận rồi mới rời vị trí.

Bảo vệ cũng cần biết xử lý khi khoá gặp sự cố. Mất điện, khoá báo lỗi, đầu đọc không nhận thẻ là chuyện có thể xảy ra. Danh sách lỗi khóa điện tử thường gặp nên được in ra để ở quầy, kèm số điện thoại kỹ thuật trực.

Sai lầm hay gặp

Sai lầm mình gặp nhiều nhất là bảo vệ tự mở cửa cho người không có thẻ vì nể. Người đó nói quên thẻ, trông quen mặt, bảo vệ ngại hỏi thêm. Chỉ cần một lần như vậy là cả hệ thống thẻ từ mất tác dụng.

Sai lầm thứ hai là cấp thẻ khách mà không thu hồi. Sau vài tháng, hàng chục thẻ tạm trôi nổi bên ngoài vẫn còn quyền mở cửa.

Sai lầm thứ ba là lắp khoá thông minh điều khiển qua mạng nhưng không đổi mật khẩu quản trị mặc định. Nếu tòa nhà đang dùng khóa cửa WiFi, việc đổi mật khẩu phải làm ngay sau khi lắp.

Câu hỏi thường gặp

Tòa nhà có khóa thẻ từ còn cần bảo vệ 24/7 không?

Với tòa văn phòng, khách sạn hay chung cư đông người, câu trả lời là có. Ban đêm có thể giảm người nhưng vẫn nên có ít nhất một người trực tại sảnh.

Mất điện thì khóa điện tử đại sảnh xử lý thế nào?

Khoá đại sảnh nên có nguồn dự phòng và chế độ mở khẩn cấp theo quy định phòng cháy. Bảo vệ cần được hướng dẫn thao tác mở tay khi cần thiết.

Nên chọn màu gì khi đặt xưởng may đồng phục bảo vệ cho tòa nhà?

Màu xanh đậm, ghi đậm hoặc đen phối viền là lựa chọn phổ biến vì trông chững chạc. Nên tránh màu dễ gây nhầm lẫn với lực lượng vũ trang.

Bao lâu nên thay mới đồng phục cho đội bảo vệ?

Thường khoảng một năm một lần với ca trực hằng ngày. Áo bị bạc màu, sờn cổ hay mất form thì nên thay sớm, vì bảo vệ là bộ mặt của tòa nhà.